宜宾市政府网站集约化站群 
学术交流 当前位置:首页-学术交流 
“重大”类型档案如何管理好

重特大事件、重大战略、重大工程、重大项目、重大活动等档案工作,因其“重大”而备受关注。如何加以管理,需要深入思考。

何为“重大”类型档案

“重大”类型档案并非档案专业意义上的类型,而是因“重大”而形成的一种独特的档案组团形态。

看含义,从各地实践看,其内涵外延并未固化。有的指重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件,有的指重大活动、重特大事件、重大战略、重大平台(载体),还有的提出“五重”“四重一特”等。可见,“重大”的含义具有一定延展性,不能以“四重”简而化之。

看特质,必须事由重大。一个国家、一个地区、一个行业、一个单位甚至一个人,都有其“重大”,但不能同等视之。“重大”类型档案的对象应是党和国家大事要情,或是在某个地域范围内发生和实施的波及面广、影响力大的重大事项或重要工作。这也意味着必须价值重大。应是最集中、最突出、最典型、最具代表性地反映党和国家事业发展、社会文明进步的重要历史记录,是开展重大历史题材研究的重要素材,是能够发挥重大现实资政作用的宝贵资源,是国家档案资源构成中分量最重、价值最显著的一部分。

看认定,需要结合层级和规格进行综合评判。如,从层级上,可以设定为党中央、国务院确定的,地方党委常委会会议、政府常务会会议研究议决的事项等。从规格上,可设定为由地方领导牵头组建且有多个部门和层级参与的专门临时机构予以应对的工作。需说明的是,未纳入的其他工作事项档案并非不重要,只是其“重大”特质整体相对较弱、档案分布构成及应对管理相对单纯。

明晰基础业务要求

第一,其生成与分布有自身规律。在决策阶段,所形成的档案材料要么留存在党委政府决策机关,要么是在承担相应责任的主责单位。在组建临时机构后,涉及统筹运作、组织实施形成的档案材料便主要集中在临时机构及其组成单位。但覆盖面往往不局限于此,那些全面铺开、一贯到底的,其形成的档案材料便分布在所涉及的众多立档单位。还要注意的是,党委政府对“重大”进行的总体把控,如开会决议、检查调研、领导签批等,贯穿始终,所形成的档案材料集中在党委政府部门,而非仅仅是应对“重大”的临时机构。

第二,收集整理不宜跳出已有规则另行一套。应基于全宗设置的基本原则和已有整理规则,而非打破全宗格局另起炉灶。在具体操作层面,需充分考虑和照顾相关单位全宗档案的有机整体性,尽可能避免全宗的分散割裂。具体来说,某项重大活动档案,牵头部门提出计划方案等,所形成的档案就归入部门全宗,党委政府研究议决等形成的档案就归党委或政府全宗,成立的组委会及其办公室形成的档案归组委会办公室全宗或牵头主管部门全宗,组委会各组成单位按照分工,在本单位研究布置落实相关工作中形成的档案归本单位全宗。相关重大活动档案通常情况下不会单独集中,应会同全宗内其他档案一并进行分门别类、成体系地收集整理。

第三,移交进馆时间不能一概而论,也不可能完全统一。对于短期内完结的,如重特大事件、重大活动、重要会议等,临时机构形成的档案在事毕后即可向档案馆移交,但归入相关单位全宗的,常规上是按照规定的时间移交,不能将之剥离出来单独进馆。对于长期持续性的,如有的重大战略、重大工程可能持续10年、20年,所形成的档案不可能统一在事毕进馆,可根据情况常规进馆或提前进馆。可见,其移交进馆情形相对复杂,需要充分考虑多种因素。

实行集约化管理

在管理上,应及时编制责任清单,明确主办单位、协办单位、承办单位具体应当承担的档案工作任务。事前议定、事中评定、事后确认的相关材料,都应及时纳入清单管理。同时,进一步思考完善清单化管理的相关机制。

建立相关“重大”档案专题目录数据库,是实现档案信息组团管理和整合利用最切实有效的方法路径。不管档案实体归属哪个全宗、如何分类整理,只要运用信息技术和数字手段围绕某个“重大”整合形成相关目录和数据库,就能做到集中检索、集约利用,从而最大限度实现其整体价值和作用。

此项工作与常规意义上专题目录建设的不同之处,在于跳出档案馆在更大范围内进行及时整合。这需要档案主管部门宏观把控、整体谋划、出台机制、组织实施。其中,相关主管部门或主责单位要牵头承建,档案馆要及时收集汇总并整合已进馆部分,最终在档案馆建成专题目录数据中心。此举不仅有利于档案部门对档案资源进行前端指导、整体把控,还有利于相关部门和档案馆开展综合研究,为党委政府领导决策和相关重要工作推进提供资政参考。对于历史上的“重大”且相关档案材料已经移交进馆的,档案馆应当担当主责,有序推进相关工作。

作者:曾向前  来源:中国档案报

(作者单位:重庆市档案馆)

原载于《中国档案报》2025年1月23日 总第4242期 第四版